Guía para Llamadas a proyecto
Guía para la elaboración de las bases de la convocatoria de una llamada a proyecto
Este procedimiento ha sido aplicado con éxito en multitud de convocatorias realizadas en todo el país. Existen variaciones que permiten adaptar el procedimiento a las necesidades y características específicas de cada proyecto. Desde dip estamos a vuestra disposición para colaborar en la elaboración de las convocatorias.
La estructura del documento ha de contemplar, al menos, los siguientes apartados para establecer las condiciones de la convocatoria.
1. Objeto y finalidad de la convocatoria
Descripción del contexto del encargo (briefing), los trabajos a desarrollar, los entregables, los plazos de entrega y el presupuesto.
2. Requisitos de los participantes
Especificación de quién puede presentarse a la convocatoria y los requisitos legales que han de cumplir.
3. Forma de presentación de las candidaturas
Descripción de la documentación que se ha de presentar, el formato, los contenidos.
4. Composición del comité de selección
Nombres y cargo/profesión de las personas que realizarán la selección de candidaturas. La composición de este comité debería estar formada, mayoritariamente, por profesionales del diseño y la comunicación visual. Este es uno de los puntos clave para el éxito de las convocatorias.
5. Criterios de evaluación. Resolución.
Acciones a realizar por el comité de selección y qué criterios guiarán su valoración de candidaturas.
6. Constitución y actuación del comité de selección
Definición de cuáles serán los criterios de evaluación. Fecha de publicación de la resolución.
7. Obligaciones de las partes
Descripción de los aspectos a acordar entre las partes interesadas, una vez adjudicado el encargo.
8. Fases de la convocatoria
Determinación de las fases del proceso: plazos de participación, plazos de resolución, plazos de propuestas, plazos de entrega, plazos de producción externa… desde la publicación de las bases hasta que el estudio entrega el proyecto.
Hacemos una mención especial en esta parte a algunos aspectos determinantes, que no están incluidos en las bases, pero que son necesarios para cumplir con las premisas principales de una contratación ética en una llamada a proyecto:
- La transparencia en el proceso es fundamental, tanto en la elaboración de las bases, como en la creación del Comité de selección y en la comunicación y adjudicación definitivas.
- Los honorarios del profesional que realice el encargo deben basarse en precios de mercado adecuados a los servicios prestados.
- El trabajo del jurado debe ser remunerado en concepto de servicios de asesoramiento y colaboración experta.
- Si las convocatorias están apoyadas por los colectivos profesionales, deberían ser confirmadas por estos antes de su publicación.
- En algunos casos, es especial aquellos que superen los 8.000€ de presupuesto, se recomienda la selección en dos fases.
- En una primera fase el jurado selecciona dos o tres finalistas.
- Para la segunda fase proponemos dos variantes:
- La entidad convocante realizará entrevistas personales con los finalistas seleccionados para determinar quién será el candidato definitivo.
- Los finalistas seleccionados deben presentar una propuesta gráfica. Esta propuesta deberá ser remunerada y la recibida por el candidato ganador será descontada del importe final de la convocatoria.
- En convocatorias con una participación elevada puede proponerse una selección previa a la reunión del jurado para agilizar el proceso (preselección de un 40% de las candidaturas).
Existen otras fórmulas de contratación que también forman parte de los metodologías catalogadas como Buenas prácticas. La Contratación directa del diseñador, la convocatoria a través de Concurso restringido o el Convenio marco, son probablemente las más utilizadas. Desde dip también estamos abiertos para colaborar en la aplicación de este tipo de convocatorias.